ניהול קבלנים וספקים
כל מה שצריך לדעת על המומחיות שלנו בתחום זה
ניהול קבלנים וספקים
-
חוזים הסכמים
-
ניהול קבלנים וספקים
-
אישור חשבונות וניהול תשלומים
-
מערך להערכת קבלנים/ספקים
קבלני משנה וספקים הינם חלק בלתי נפרד מצוות הפרויקט ולהם תפקיד חשוב בביצועו של הפרויקט וקיומו. בחירת הספקים והקבלנים המתאימים ביותר לביצוע הפרויקט הינה משימה לא פשוטה וחשובה במעלתה.
מנהל הפרויקט נדרש, בסיוע הרכש לבחור את הספקים והקבלנים שיספקו את הנדרש באיכות, במועד ובמחיר המתאים לתוכנית הפרויקט ולתקציבו.
חוזים והסכמים
הסכמים וחוזים אינם נחלתם של הלקוחות בלבד. חשוב מאוד לחתום הסכמים גם עם הקבלנים והספקים. המחוייבות שלוקחת החברה מול הלקוחות צריכה להיות מועברת "גב אל גב", במידה המתאימה גם לקבלנים ולספקים. יש לכך מספר סיבות, כאשר העיקריות שבהן הינה שיתוף הקבלנים והספקים בחלוקת האחריות, כך שיספקו את המיטב לביצוע הפרויקט וכן חלוקת הסיכונים הפיננסיים עימם.
מקובל לקחת כבסיס להסכם עימם את ההסכם שנחתם על הלקוח ולהתאימו לשירות/מוצר אותו רוכש. כמו כן מומלץ להתאים הסכם לכל פרויקט ופרויקט, כאשר עם קבלנים וספקים אסטרטגיים מומלץ לחתום על הסכמים ארוכי טווח.
ניהול קבלנים וספקים
ספקים וקבלנים הינם חלק בלתי נפרד מצוות הפרויקט ומהווים חלק מהצלחתו. לכן יש להתייחס אליהם בהתאם, לבחון ולבחור את המתאימים ביותר לביצוע הפרויקט, להסכים עימם את התנאים והתוכנית מראש ולגייס אותם כמחוייבים וערבים להצלחת הפרויקט, לצד צוות הפרויקט כולו.
קבלנים וספקים איכותיים כדאי לגייס כשותפים אסטרטגיים. הגדרתם ככאלו יאפשרו להם להפנות את עיקרי המשאבים לשותפות, יתכן ולא יעבדו עם המתחרים ויספקו מחירים תחרותיים יותר.
אישור חשבונות וניהול תשלומים
במרקם היחסים בין צוות הפרויקט לקבלנים ולספקים חשוב גם לשמור ולהגן על האינטרסים של הקבלנים/הספקים, כך שיוכלו להמשיך ולהתנהל ללא מפריע בביצוע משימות הפרויקט. לכן, חשוב לקבל חשבונות חודשיים מהקבלים/ספקים במועד, לבודקם ולאשרם ולאפשר תשלומים במועדים שנקבעו.
מערכות המידע בחברה יכולות להיות מותאמות ולאפשר ניהול ובקרה של חשבונות הקבלנים והספקים, לאשרם ולשלמם במועד.
מועדי קבלת התגבולים מהלקוח ומועדי התשלומים לקבלנים ולספקים חייבים להיות מתוכננים ומתואמים מראש, על מנת לאפשר תזרים מזומנים חיובי.
מערך להערכת קבלנים/ספקים
קבלנים וספקים איכותיים הינם נתבך חשוב במרקם צוותי הפרויקט, לכן חשוב להעריכם ואת ביצועיהם בכל פרויקט ופרויקט. בנית מערך הערכת קבלנים וספקים תאפשר לדרג את אותם הקבלנים והספקים ולאפשר לשאוף לשתף פעולה רק עם המובחרים. קביעת הקריטריונים להערכה יכולה להשתנות מחברה לחברה, אך יכול לכלול את המחיר, האיכות, עמידה בלוחות זמנים, מקצועיות ועוד.
זמינות רשימת קבלנים וספקים איכותיים יכולה לשרת את כלל הפרויקטים בחברה ולתת יתרון משמעותי בתחרות אל מול החברות האחרות ואל מול הלקוחות המרוצים.
קבלנים וספקים אשר יקבלו תגמול על הערכות גבוהות ישאפו לשיפור מתמיד, אשר יביאו גם לשביעות רצון כלל בעלי העניין.