תכנון וביצוע פרויקטים
כל מה שצריך לדעת על המומחיות שלנו בתחום זה
תכנון וביצוע פרויקטים
-
מתודולוגית ניהול פרויקטים
-
תהליכי עבודה, לוחות זמנים וחלוקת משאבים
-
בניית תקציב ומודלים לבקרה
-
רכש, לוגיסטיקה וניהול מלאי
פרויקטים, שונים ככל שיהיו, בתחומים המגוונים, בפיתוח, יצור, שירות ותחזוקה, ידרשו בסופו של יום את אותם תהליכים לביצוע, על מנת לבצעם באיכות, במועד ובמסגרת התקציבית שהוגדרה.
לשם כך גובשה במהלך השנים מתודולוגיה סדורה, בינלאומית, לתכנון וביצוע פרויקטים. אימוץ התהליכים הרלוונטיים לחברה ותרגומם בנהלי החברה, יביאו לשיפורים משמעותיים בביצוע הפרויקטים.
מתודולוגית ניהול פרויקטים
מתודולוגית ניהול פרויקטים סדורה קיימת ומוכרת בעולם. חברה אשר משכילה לאמץ מתודולוגיה זו, תוך כך שמתאימה רק את השלבים הרלוונטיים לה, תביא לביצוע מקצועי ואיכותי של הפרויקטים.
המתודולוגיה מתייחסת לשלב הייזום עד הגריטה, כשאר עיקרה לבנות תהליכים סדורים, של תכנון מוקדם, ביקורו והתאמתו למציאות הקיימת.
ישנה נטיעה למנות מנהלי פרויקטים ללא הכשרה, בהנחה כי כל אחד יכול לשמש ככזה. אך יש להבין שמדובר על מקצוע לכל דבר – מנהל הפרויקטים משמש כמנכ"ל של הפרויקט עצמו. הוא האחראי על התכנון, הביצוע, עמידה בלוחות זמנים, באיכות הנדרשת, בשביעות רצון הלקוח וכלל בעלי העניין בפרויקט, וכמובן לבצע סיום פרויקט כנדרש ולגבות את התגמולים המגיעים לחברה.
תהליכי עבודה, לוחות זמנים וחלוקת משאבים
בחירת השלבים הרלוונטיים ממתודולוגית ניהול פרויקטים מובילה לשלב הבא, אשר בו החברה נדרשת לגבש את תהליכי העבודה, על מנת ליישם ולממש את המתודולוגיה. תהליכי העבודה יכללו את תזרים הזרימה של ביצוע הפרויקט, נהלים לגיבוש צוותי הפרויקט, סמכויות והגדרת אחריות של כלל מחלקות החברה.
על מנהל הפרויקט לקבל לידיו את כלל המידע, כפי שגובש במו"מ עם הלקוח. מידע זה יעובד ויתורגם לתוכנית עבודה, כולל לוחות זמנים, מיפוי בעלי העניין ותוכנית לניהולם. תוכנית העבודה תתייחס לכלל הפעילויות הנדרשות עד לסיומו וסגירתו של הפרויקט.
תוכנית העבודה תכלול את כלל המשאבים הנדרשים לשם ביצוע הפרויקט באיכות ובמועד הנדרשים, כולל גיוס כ"א, קבלני משנה ועוד.
בניית תקציב ומודלים לבקרה
התקציב הראשוני שנבנה לפרויקט הינו בעצם התמחור שבוצע ע"י צוות שיווק ומכירות (בהשתתפות התפעול). מיד עם קבלת הודעת הזכייה, על מנהל הפרויקט לקבל את כלל פרטי ההצעה שהוגשה, כולל התמחיר, החוזים וכלל ההתחייבויות. על סמך מידע זה עליו לתקף את התקציב, להתאימו לשינויים שבוצעו בשלב המו"מ ולאשרו בהנהלה, כולל הרווח שהינו מתחייב להשיא בעת ביצועו.
התקציב יחולק לגופים השונים בחברה, אצל שותפים ו/או קבלנים, כך שלכל גוף המבצע את חלקו בפרויקט, יהיה תקציב זמין ולוחות זמנים לביצוע.
התקציב יבוקר באופן קבוע לאורך הפרויקט ובמידה וישנם שינויים מהותיים בתוכנית הפרויקט, יבצע מנהל הפרויקט שינוי ותיקוף לתקציב ויישמם במחלקות השונות.
כל זאת במטרה לעמוד באיכות, בלוחות זמנים וברווחיות שנדרשה בעת החתימה על ההסכם עם הלקוח.
רכש, לוגיסטיקה וניהול מלאי
כחלק מתוכנית העבודה של מנהל הפרויקט, עליו להתייחס לרכש הנדרש לביצוע, לדאוג לקיום מו"מ עם הספקים, להשיג את המחיר הנמוכים ביותר. יש לתכנן את מועד הרכישה, את מועד קבלת הרכש, את מיקום אחסונו ואת ניהול המלאי במידת הצורך.
מרכיב הרכש יכול להוות חלק משמעותי מתקציב הפרויקט וניהול נכון שלו יכול להביא לצמצום עלויות בפרויקט והשאת הרווח בהתאם.
רכישת מלאי, אחסונו וניהולו הינם מרכיב חשוב לזמינות לשם ביצוע הפרויקט, אך גם יכול להיות מעמסה על עלויותיו. לכן יש לבצע תכנון מוקדם ולבחון כיצד, האם והיכן נכון לאחסן את המלאי ומהי הדרך לנהלו.